Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative basée à Esch-sur-Alzette et à Bertrange (LU), nous sommes à la recherche d'un(e) Office Coordinator parlant français et ayant d'excellentes connaissances en anglais.

Vos principales responsabilités

• Vous êtes en charge de l'accueil physique et téléphonique, en français et en anglais.

• Vous gérez le courrier entrant et sortant.

• Vous assurez la gestion et le suivi des fournitures de bureau.

• Vous gérez les badges d'accès et les droits associés, et contribuez au respect des règles de sécurité pour les collaborateurs et les visiteurs.

• Vous participez à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

• Vous organisez les déplacements professionnels : réservation de vols, hôtels, transports, etc.

• Vous apportez un support administratif à l'Assistante de Direction ainsi qu'aux services RH, Commercial, Marketing et Finance.

• Vous supervisez les salles de réunion, veillez à leur bon fonctionnement et à leur bonne disposition, et vous assurez de la mise à disposition de boissons et d'encas lorsque cela est nécessaire.

• Vous participez à l'organisation d'événements internes et externes.

• Vous êtes le point de contact privilégié des fournisseurs et prestataires : fournitures, courrier, maintenance, services généraux, etc.

• Vous assurez le suivi des cartes tickets-restaurant, de la billetterie ainsi que des autres avantages et cadeaux destinés aux collaborateurs.

• Vous prenez en charge diverses tâches administratives contribuant au bon fonctionnement de l'entreprise.

• Vous secondez le Fleet Manager dans la gestion administrative de la flotte automobile : suivi des véhicules, cartes carburant, entretiens, contrôles techniques, sinistres et relations avec les fournisseurs.

• En collaboration avec le Facility Coordinator, vous assurez le suivi de certaines activités liées au Facilities Management : coordination des prestataires, maintenance des locaux, gestion des équipements et des espaces de travail.

• Vous veillez au bon fonctionnement des infrastructures et contribuez à offrir aux collaborateurs un environnement de travail agréable, efficace et sécurisé.

• Vous intervenez comme point de contact interne pour les différentes demandes logistiques et administratives liées aux services généraux.

  Dans le cadre du renforcement de notre équipe administrative basée à Esch-sur-Alzette et à Bertrange (LU), nous sommes à la recherche d'un(e) Office Coordinator parlant français et ayant d'excellentes connaissances en anglais.

Votre profil

• Vous avez au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire.

• Vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

• Vous disposez d'excellentes capacités organisationnelles et administratives.

• Vous maîtrisez les principaux outils Microsoft 365 et êtes à l'aise avec les outils informatiques.

• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'accueil, du service et votre excellent relationnel.

• Polyvalent(e), organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer plusieurs sujets simultanément et définir vos priorités.

• Autonome et proactif(ve), vous anticipez les besoins et savez faire face aux imprévus.

• Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité dans le traitement des informations qui vous sont confiées.

• Une expérience en Office Management, Facilities Management, services généraux ou gestion administrative d'une flotte automobile constitue un réel atout.

• Vous faites preuve de flexibilité et de mobilité entre nos sites d'Esch-sur-Alzette et de Bertrange, selon les besoins liés à votre fonction.

• La nature des missions nécessitant une présence sur site, ce poste n'est pas éligible au télétravail.

Si à l'issue du processus de recrutement, votre candidature est retenue, un extrait de votre casier judiciaire vous sera demandé conformément aux exigences liées à notre statut PSF.

Ce que NSI pourra vous offrir 🤝 

🚀 Environnement dynamique et innovant

🎓 Formations et accompagnement

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🫶 Saisissez l'opportunité de rejoindre notre « famille NSI », où les valeurs humaines restent au cœur de nos priorités

Signataire de la charte de la diversité, ce poste est ouvert à tous, sans distinction d'origine, de nationalité, de genre, d'âge, de handicap, de religion ou d'orientation sexuelle.